Varför leder vissa förändringar i organisationer till försämringar istället för förbättring? Om detta forskar Magdalena Smeds, biträdande universitetslektor vid Linköpings Universitet, som har inriktat sig på området överstyrning. Genom att skaffa sig en helhetsbild och analysera situationen innan vi agerar kan vi undvika overksamma och onödiga åtgärder och arbeta smartare menar Magdalena.
Berätta om din forskning
Jag forskar om varför våra försök att lösa problem eller skapa förbättring i organisationer ibland inte leder till önskade resultat. Vi pratar ofta om att lära av goda exempel men det finns också mycket att lära från misstag och mindre lyckade försök.
Min forskning fokuserar på överstyrning, eller tampering som det kallas på engelska och som är en gren inom forskningsområdet kvalitetsutveckling. Överstyrning innebär att vi tenderar att överreagera på enstaka händelser eller problem och sätter in onödiga, oproportionerliga eller overksamma åtgärder.
Följderna blir felprioriteringar och resursslöseri. I mitt nuvarande projekt fokuserar jag på hur överstyrning byggts in i organisationer i form av t ex kultur, arbetssätt, ledarskap och processer.
Namn: Magdalena Smeds
Ålder: 33
Titel: Doktor, biträdande universitetslektor
Bor: I en liten by två mil utanför Linköping
Familj: Sambo Peter, dotter Filippa (6 månader) och katterna Frans och Albus
Fritid: Älskar att gå ut och äta och dricka gott, resa och odla.
Kan du ge något exempel som kan leda till överstyrning?
Vanliga exempel är att ett mål inte uppnås en månad eller att en kund ringer och klagar och kräver förändring. Det är inte fel att följa upp för att se om det är ett upprepat eller systematiskt problem som ligger bakom. Om det visar sig att dessa uppfattade problem kommer från en process naturliga utfall och faller inom processens förväntade utfallsvariation (sk. naturlig variation) behöver vi normalt inte agera utan kan lämna processen orörd. Som exempel kan vi tänka oss en process med ett mål på 70% har en måluppfyllelse som ligger mellan 80-65% och inte exakt 70% varje månad. Att då ändra en process för att måluppfyllelsen en månad är 65% är normalt sett överstyrning.
Hur kan man göra för att undvika överstyrning?
För att undvika överstyrning bör man acceptera att variation och avvikelser förekommer, sluta reagera på enstaka händelser och göra en analys för att se om det upplevda problemet är sporadiskt eller systematiskt. Man bör också komma ihåg att många av de existerande processerna levererar utfall med förutsägbar variation. Min forskning visar att vissa chefer har en tendens att överstyra genom detaljstyrning och för att undvika det bör problem lösas på den plats i organisationen där problemet uppstått och kompetensen finns.
Vad är aktuellt just nu i ditt forskningsprojekt?
Just nu är jag föräldraledig så projektet är tillfälligt på paus. Men under våren har jag haft intervjuer med personer från en organisation. Under hösten är planen att fortsätta intervjua fler i den organisationen och att hålla intervjuer med minst två andra organisationer. Därefter blir det att försöka sammanställa och ta fram ett preliminärt resultat.
Hur finner du inspiration till din forskning?
Jag är nog egentligen rätt lättinspirerad och får ofta idéer av att läsa det andra skriver eller gå på seminarier och presentationer. Mest inspirerad blir jag av att diskutera med personer som ifrågasätter och kommer med nya perspektiv. Jag tycker det är givande och kul att vrida och vända på frågor och har för vana att försöka se hur andras forskning eller tankar går i linje eller går stick i stäv med min forskning.
Vad innebär stipendiet för dig?
Stipendiet betyder att jag som nybliven doktor får möjlighet att etablera mig och fortsätta att bredda mitt nuvarande forskningsområde.
